Porada – křehký nástroj v rukou skutečného manažera aneb Jak poradu nastartovat – III. díl

Všimli jste si toho, jak na poradách nelibě neseme, když jsou rozvláčné či nezáživné, zatímco jsme schopni se stejnými lidmi klábosit celé hodiny v restauracích, na chodbách kanceláří a vůbec nám to nevadí? Jak se změní výraz v obličeji ženy, které koupíte kytku a vzápětí jí sdělíte, kolik vás stála? Jak se cítíte, když pro svého kamaráda něco uděláte jen proto, že jej máte rádi, a on vám vnutí odměnu, která je výrazně nižší než částka, kterou si obvykle účtujete? Určitě byste se lépe cítili, kdybyste tu službu mohli pro něj udělat zdarma. Je to tím, že žijeme ve dvou světech a v každém z nich platí odlišná pravidla. Zatímco ve veřejném světě založeném na mezilidských vztazích, kde toužíme milovat a být milováni, nám obvykle nedělá problém někoho obdarovávat, ve světě byznysu se na totéž díváme z jiného úhlu. V jednom světě peníze vyděláváte, v druhém je utrácíte. Tyto dva světy fungují odděleně, a nelze je tudíž kombinovat.

poradaIII_1

Porada patří do světa byznysu, kde vévodí naše živočišné JÁ, zatímco přátelské setkání do veřejného světa, v němž chceme být lepšími lidmi. Proto na poradách vyžadujeme, aby byly řízeny a jejich účastníci v diskuzích usměrňováni. Chcete-li se naučit porady vést, měli byste si v prvé řadě uvědomit, že vůči přítomným nevystupujete jako jejich kamarádi, ale jako osoba, která má vůči nim odpovědnost a je za to odměňována. Aby se vám podařilo přeskočit ze světa veřejného do světa byznysu, měli byste na začátku porady mírně přidusit atmosféru například tím, že požádáte o klid a pro zahájení porady zvolíte formálnější tón. Čím větší kontrast mezi vaším projevem před poradou a po jejím zahájení se vám podaří vytvořit, tím profesionálněji bude vaše porada vnímána přítomnými.

Jak nastartovat poradu

poradaIII_5

V úvodu po přivítání účastníků přečtěte přítomným návrh programu porady doplněný o případné připomínky, které vám členové týmu zaslali e-mailem. Zároveň sdělte, kolik času plánujete na projednání jednotlivých bodů programu a jak dlouho lze k nim diskutovat. Poté byste měli položit otázku, zdali přítomní souhlasí s navrženým programem, a po jejich vyjádření konstatovat, že navržený program považujete za schválený a že se jím bude porada řídit. Pokud vám navrhne změny programu někdo z přítomných, kdo měl možnost svůj požadavek sdělit předem a neučinil tak, měli byste jeho návrh akceptovat jen ve zcela výjimečných případech. Projednání neodkladných záležitostí lze také zařadit do bodu „Různé“ na konci pořadu jednání. Dodržování této procedury je důležité, protože se tím nastartuje formální režim porady, bez něhož bývá porada disfunkční.

Neméně důležité také je zabezpečit, aby porada začala včas a nemuselo se čekat na opozdilce. Je zapotřebí si uvědomit, že ten, kdo chodí pozdě, projevuje tím neúctu k ostatním účastníkům porady. Místo pokut doporučuji zavést pravidlo, podle něhož se ten, kdo přijde pozdě, postará o pohoštění týmu na následující poradě.

Bez týmové hygieny se neobejdete …

Má-li vaše porada pro poradce plnit funkci energetické nabíječky, je zapotřebí pohlídat, aby její atmosféra nebyla narušována negativní kritikou. Na druhé straně, všichni účastníci by měli mít možnost říct svůj názor tak, jak to cítí. Tím vzniká dilema. Když kritiku zcela zakážete nebo přinutíte poradce, aby své připomínky formulovali pozitivně, pomůžete tím hlavně nováčkům, kteří budou moci prožívat euforii, ale brzy ztratíte přehled o tom, co si členové vašeho týmu skutečně myslí. Problémy, místo aby se řešily, začnou sedimentovat a je jen otázkou času, kdy se s nimi utrhne lavina. To už obvykle bývá pozdě a vám nezbude nic jiného než přihlížet destrukci toho, co jste několik měsíců či let budovali. Pokud však umožníte všem, aby své negativní podněty prezentovali na poradě bez omezení, může vaše porada místo motivace přinést frustraci a poškodit zejména nováčky, kteří mohou mít problém s nastartováním výkonnosti. Ptáte se, jak tuto situaci vyřešit?

poradaIII_4V prvé řadě dbejte na TÝMOVOU HYGIENU, což znamená, že byste měli tým rozšiřovat pouze o osobnosti, které do něj charakterově či typologicky zapadají a také že byste se měli umět včas rozloučit s nevýkonnými poradci a „negouši“ ještě předtím, než se dostanou do stadia recidivy.

Pokud dbáte na týmovou hygienu, měli byste požádat všechny zkušené členy týmu, kterým se něco nelíbí, ABY VÁS před poradou NAVŠTÍVILI, dali vám možnost s nimi daný problém prodiskutovat a zbytečně tím nezatěžovali průběh porady. Nepodaří-li se vám společně najít uspokojivé řešení, měl by kritik mít možnost své připomínky na poradě přednést. U nováčků je naopak žádoucí, aby se na poradách nebáli prezentovat všechny své připomínky, kritiku z toho nevyjímaje. Na většinu z nich by pro vás neměl být problém najít adekvátní odpověď.

Vždy, když někdo přednese kritickou připomínku, nezapomeňte mu položit otázku „JAKÉ ŘEŠENÍ NAVRHUJETE?“ Nejde o to jeho kritiku zabrzdit, ale dosáhnout toho, aby kritik viděl problém také z druhé strany.

Co když na vás někdo zaútočí?

Může se stát, že se do vás v diskuzi někdo pořádně opře. Pamatujte si, že za všech okolností je nutné ZACHOVAT k útočníkovi TAKT a to i tehdy, když je k vám agresor netaktní. Dokážete-li reagovat na jeho urážky v klidu a bez invektiv, nezapomeňte poté, až se uklidní, VYŘÍKAT SI TO S NÍM MEZI ČTYŘMA OČIMA. Můžete za tímto účelem přerušit jednání a vyzvat jej, aby vás následoval do místnosti, kde budete sami. Zdůrazněte mu, že v žádném případě nestrpíte, aby se tato situace opakovala. Tím, že mu pomůžete před ostatními zachovat si tvář, ukážete nejen sílu své osobnosti, ale dosáhnete také toho, že se útočník stane vaším dlužníkem a bude mít tendenci se vám za to odvděčit. Pokud byste na sebe nechali útočit bez odezvy, bude vás naopak považovat za slabocha, a to jej povzbudí k tomu, aby své útoky opakoval s vyšší intenzitou.

Jak byste měli chválit a kritizovat?

Chcete-li kohokoliv pochválit, učiňte tak veřejně, ať to slyší co nejvíce uší. Aby měla pochvala maximální účinek, měli byste chválit CO NEJDŘÍVE, být KONKRÉTNÍ a nebát se při ní PROJEVIT EMOCE. Závěr pochvaly by měl být pro chváleného POVZBUZENÍM k dalšímu výkonu. Zatímco pochvala patří na piedestal a měla by být dávkována co nejčastěji, s kritikou je potřebné zacházet mnohem opatrněji.

poradaIII_6

V prvé řadě, pokud chcete někoho kritizovat, proveďte to raději MEZI ČTYŘMA OČIMA. Kritika prezentovaná na veřejnosti je ponižující, a i když je oprávněná, málokdo je schopen ji pozitivně vstřebat. Připadáme si v té chvíli jako by nás káral rodič, což nevyvolává pozitivní reakci. Častou chybou manažera je, že před zahájením kritiky dotyčného pochválí. I tato taktika selhává, protože většina z nás vycítí, že za pochvalou, která obvykle není míněna upřímně, bude následovat úder, který zneguje jakýkoliv projev uznání. Když po takovéto kritice odcházíte z místnosti, nemyslíte na to, za co jste byli kritizováni, ale spíš na okolnosti, za nichž kritika probíhala. Když vás někdo na chodbě potká a zeptá se vás, co se vám stalo, nejspíš odpovíte „…byl jsem u šéfa. Raději za ním dnes nechoď. Má dnes hroznou náladu …“ I když po takto prezentované kritice dotyčný někdy skutečně udělá to, co se od něj žádá, není to stejné, jako když totéž uděláme s chutí a vnitřního přesvědčení. V případech, kdy na nás někdo takto zaútočí, se náš postoj obvykle nezmění, spíš naopak. Ještě více se zabetonujeme, i když necítíme potřebu to dát najevo. Narušením této rovnováhy vznikají sedimenty, které ukážou svou destruktivní sílu až ve chvíli, kdy se ve vašich vztazích pokazí ještě něco jiného, co spustí lavinu.

Přitom stačí obrátit pořadí jednotlivých kroků a dosáhnete opačného efektu. Sdělíte-li dotyčnému, místo předchozího pochlebování, na rovinu, oč vám jde, a projevíte-li při tom emoce, přijme to s vyšším porozuměním než v předchozím případě. NA KONCI však POTŘEBUJE POVZBUDIT a vy byste jej měli ujistit, že mu důvěřujete a že nepochybujete o tom, že daný problém vyřeší. V takovémto případě odcházíme i po kritice s pozitivním pocitem. K tomu dodávám – nikdy nekárejte ty, kdo se učí, jinak dosáhnete opaku, než byste si přáli. Buď se vám nováček začne vyhýbat, nebo se stáhne a nebude dělat nic. Třetí možností je, že se vám bude chtít pomstít. U nováčků místo kritiky byste měli znovu s nimi probrat to, co je vedlo k  nežádoucímu jednání.

poradaIII_2

Jak vypadá efektivní diskuze?

Neefektivní diskuze spočívá v tom, že řečníci při ní skáčou jak kamzíci. Návrhy řešení střídají argumenty pro a proti, aniž by si před tím vyjasnili všechna důležitá fakta. Tím se diskuze obvykle zacyklí a může tak probíhat donekonečna. Chcete-li diskuzi zkrotit a tím i zefektivnit, pamatujte si, že nejprve je zapotřebí znát všechna FAKTA. Teprve poté by se měli diskutující zaměřit na analýzu těchto informací, tj. ARGUMENTOVAT. Jakmile zazní všechny argumenty, měly by být předneseny NÁVRHY ŘEŠENÍ a na vás je, abyste diskuzi završili ROZHODNUTÍM. Klíčovou dovedností je nebát se přerušit řečníka, který odskočil z tohoto schématu.

Poradou nic nekončí

Každou poradu je potřebné vyhodnotit jak z hlediska plnění stanovených cílů, tak i její samotný průběh. Měli byste k tomu sezvat tým, který se přípravy porady účastnil. Můžete to zorganizovat také tak, že po poradě zůstane ZLATÉ JÁDRO vašeho týmu a s ním vše prodiskutujete. Při uplatnění tohoto postupu byste měli být schopni objevit skryté rezervy a přijmout opatření pro zkvalitnění následujících porad. Jedině tím zabezpečíte, že kvalita vašich porad bude stabilně růst.

 Jedna rada na závěr

Chcete-li se opravdu stát úspěšným manažerem, vytvořte si management ještě před tím, než se jím stanete. Ze svých zkušeností vím, že manažeři, jejichž tým tvoří dva až tři poradci, obvykle porady neorganizují, protože v tom nevidí smysl. Když se však jejich tým náhle rozroste, nejsou schopni poradu efektivně vést, protože si k tomu nevytvořili potřebné návyky. Současně si zbytečně snižují úspěšnost náborů, protože pro účastníka výběrového řízení není problém vypozorovat, že s ním jedná amatér, kterému čouhá sláma z bot. To vše se dá změnit a vy se můžete naučit tento křehký nástroj managementu efektivně používat. Stačí jen opravdově chtít a vytrvat.

Sdílej článek


Pouze registrovaní uživatelé mohou přidávat komentáře.

Klikněte zde pro přihlášení pomocí Facebooku nebo zde pro klasické přihlášení či klasickou registraci.