dIN – digitální informační nástroj se představuje

Aby šla práce od ruky a všechno pěkně odsýpalo, je třeba mít kvalitní pracovní nástroje. A obor finančního poradenství v tomto směru není výjimkou. Jen se v případě poradců nejedná o rýče, lopaty, vařečky či sporáky, ale o odpovídající softwarovou podporu. Vynikající software pomáhá poradcům a manažerům s vyhledáváním obchodních příležitostí, oslovováním klientů, plánováním a vyhodnocováním schůzek – tedy umožňuje jim vynakládat čas s maximální efektivitou a mít perfektní přehled o klientech, jejich smlouvách i potřebách. I proto prošel intranet společnosti SMS finanční poradenství (Admin) významnými změnami a jeho součástí je nyní nový nástroj zvaný dIN – digitální informační nástroj.

DIN_Esemeska kopie

Co si pod zkratkou dIN představit?

Zjednodušeně řečeno, došlo ke sloučení tří původních nástrojů: statistik, digitálního archivu, kde si poradci mohli vést svoji databázi kontaktů, a centrální databáze KIS. K tomu dále přibyla řada dalších funkcí užitečných při plánování a navolávání schůzek i pro sledování výkonnosti. Nyní tak poradci najdou „pod jednou střechou“ veškeré údaje o své produkci a fakturaci, o smlouvách, klientech a nechybějí ani všechny související statistiky. Kromě toho zde přibyla možnost ověřování telefonních čísel spolu s možností zápisu průběhu telefonátu, pro manažery pak nástroj pro vyhlašování a spravování soutěží nebo pro definování plánů pro jednotlivé poradce. A zdaleka to není všechno.

Nebylo to snadné, ale stálo to za to

Vývoj nových prvků trval víc než rok a podílela se na něm kromě IT specialistů i celá řada manažerů a poradců SMS, kupříkladu Jan Měšťánek, Michal Ticháček, Robert Giža, Martin Velička a řada dalších. „Proběhlo mnoho schůzek, na nichž jsme společně hledali nejlepší řešení pro každodenní praxi poradců i manažerů, a veškeré podněty jsme při programování zohledňovali. Určitě budeme v podobné spolupráci pokračovat i při dalších projektech,“ říká Petr Volný, IT ředitel SMS finanční poradenství. Prostřednictvím výzvy zveřejněné na admINu se přihlásili takzvaní „betatesteři“ a poskytli IT týmu množství dobrých postřehů. „V blízké době některé z nich oslovíme ke spolupráci s IT oddělením,“ dodává Petr Volný.

Jedním z nejsložitějších úkolů bylo podle Petra propojit admIN s různorodými kalendáři uživatelů – v Outlooku, telefonech, tabletech… Vzniklo mnoho prototypů, které však bylo často nutné úplně zahodit a začínat úplně znova. Nemalé překážky bylo třeba překonat také při napojení databáze starého KISu na nový systém, při optimalizování jeho rychlosti a při důkladném zabezpečení veškerých dat.

Podle Petra poradci určitě ocení jednoduchost a přehlednost při práci se smlouvami – předloženými a přijatými společností SMS. Ve srovnání s původně používaným softwarem se jedná o obrovský kvalitativní posun. Nový komfort pro uživatele přinášejí i další funkce jako možnost personalizovat si svou klientskou databázi, efektivně využívat telefonické kontakty nebo pracovat s big daty.

Zda bude nutné nové funkčnosti ještě dále upravovat a cizelovat, ukáže až praxe. „dIN je napojen na analytické nástroje, z kterých poznáme, co lidé používají méně, co více a co vůbec, na co se máme zaměřit, co vylepšit,“ říká Petr Volný. Zároveň bude v nejbližším období nezbytné upravit celý admIN tak, aby maximálně podporoval mobilní technologie.

Nyní si ale pojďme představit dIN podrobněji.

Co nové funkce obnášejí

Statistiky

Sekce Statistiky je důkladně přepracovanou verzí osobních statistik, kterou stávající poradci dobře znají. Vedle údajů o produkci a fakturaci vám grafy ukážou také počet přijatých smluv a nově vaše osobní průměrné storno za zvolené období, což znamená vámi vybraný měsíc a dalších 12 předchozích měsíců.

Rozložení vaší produkce podle bodů i podle typů smluv přinášejí následující grafy.

statistiky

statistiky2

statistiky3

Jste-li manažerem, pod svými vlastními statistikami naleznete statistická data přímých podřízených poradců, případně data celé své sítě, tj. včetně podřízených skupin. Sekce Přehled poradců pak manažerům nabídne údaje o počtu smluv, bodech poradců i částkách k výplatě, a to podle abecedního řazení poradců nebo podle jednotlivých skupin.

Kontakty

Velmi důležitým pomocníkem každého poradce je bezpochyby databáze kontaktů. Prostřednictvím tlačítka Kontakty si zobrazíte nejen své klienty – a to podle jména, rodného čísla, adresy… V detailu konkrétního klienta pak můžete evidovat mnoho dalších důležitých údajů. Například jaké další produkty klient má, které jste vy nesjednával/a, kdo vám klienta doporučil, jaké jsou klientovy záliby, jeho povolání nebo si v souvislosti s daným klientem můžete poznačit nějakou důležitou událost, třeba že je ho syn či dcera maturuje. Ke každému z kontaktů lze rovněž uložit záznam z jednání, na čem jste se s klientem domluvili, jak bude spolupráce dál postupovat, a vytvořit si upomínku pro svůj kalendář – kdy se klientovi ozvat.

Zaznamenávat sem můžete i kandidáty na spolupracovníky, tipaře, potenciální klienty atd., zkrátka kohokoli, na koho se vám třeba někdy v budoucnu kontakt může hodit.

Pro potřeby vaší další práce s kontakty, pro plánování či tvorbu přehledů a statistik máte možnost veškeré údaje z databáze filtrovat podle celé řady kritérií a vybraná data pak jednoduše vyexportovat do excelového souboru. Nechybí ani možnost poslat vybraným klientům hromadný mail či SMS zprávu.

Zároveň můžete sledovat statistiky dle svých klientů, tzn. kontaktů, kterým jste zprostředkovali nějakou smlouvu. Grafy vám ukážou počet sjednaných smluv, smlouvy podle jejich druhů i konkrétních společností, zda mezi klienty převládají muži, či ženy… Manažeři zde naleznou statistiky přímo podřízených poradců a statistiky celé sítě.

kontakty1

Předložené smlouvy

V sekci Předložené smlouvy naleznete seznam vámi zaznamenaných smluv – a to smluv sjednaných v posledních 30 dnech a vedle toho smluv nespárovaných starších 30 dnů. Vámi zaevidované smlouvy se párují s databází přijatých smluv jednou denně ve večerních hodinách. Smlouva, která je přijata, je poté v přehledu označena zelenou barvou. Pokud v takto označené smlouvě naleznete nesrovnalosti či překlepy, můžete ji reklamovat pomocí stejnojmenného tlačítka.

smlouvy

Pokud jste manažer,  můžete smlouvy filtrovat pomocí tlačítka Otevřít filtry, a to podle různých kategorií: dle získatele, skupiny, bodové hodnoty a stavu smlouvy (Předložená/Přijatá). Smlouvy můžete rovněž synchronizovat se svým kalendářem v Outlooku, v telefonu nebo tabletu. Datum uzavření smlouvy s daným klientem se vám pak bude jako připomínka v kalendáři zobrazovat, což vám usnadní plánování.

V sekci Přijaté smlouvy pak můžete konkrétní smlouvu vyhledat podle jejího čísla, podle rodného čísla klienta či identifikátoru IČO, podle příjmení klienta či jeho telefonního čísla. Pod tlačítkem Sestavy můžete zobrazovat smlouvy podle celé řady různých kritérií, nově je možno zobrazit i takzvané dělené smlouvy, kde získatel figuruje buď jako hlavní získatel, nebo jako spoluzískatel. Potřebná data opět můžete exportovat.

Manažerské soutěže

Pokud váš manažer vypsal nějakou soutěž nebo soutěže, informace o nich najdete v záložce Manažerské soutěže. Manažer skupiny si zde může nadefinovat vlastní soutěž zaměřenou na určitou oblast nebo třeba na nováčky, dIN pak výsledky vyhodnotí. Soutěže se archivují, takže pokud se manažer rozhodne vyhlásit soutěž znovu, může ji jednoduše duplikovat a nemusí vše znovu vypisovat.

souteze

Haló

Nástroj Haló umožňuje ověřování telefonních čísel, nově si zde však můžete vkládat čas hovoru, zobrazovat jméno, příjmení, adresu volaného a také evidovat výsledky telefonátů, jejich počet a úspěšnost. Konkrétní číslo je možno uložit do vašich kontaktů.

Plánovač

Plánovači můžete jednak sledovat, jak se vám daří plnit plán nastavený vaším manažerem, jednak zde manažeři připravují plán svým skupinám, jednotlivcům, nováčkům a sledují jeho plnění. Plány mohou být zaměřeny na fakturaci, smlouvy, body i telefonní oslovování klientů či schůzky.

V časopise není dostatek prostoru pro to, popisovat jednotlivé funkce zcela podrobně, ale věříme, že při používání dINu mnohé další vychytávky objevíte sami a dIN se stane vaším nepostradatelným pomocníkem!

Kawulok

Proč bylo důležité vytvořit pro poradce SMS nástroj jako je dIN?  V čem podle vás spočívá jeho přidaná hodnota?

Pokrok nezastavíš:-). Ale vážně, nějakou dobu bychom ještě se starými nástroji, KISem, Digitálním archívem a Statistikami, vydrželi. Vždyť jsme s nimi za poslední dva roky vyrostli o téměř 40 %, takže mohlo by se zdát, že nám nic nescházelo. Jenže právě náš růst a rozvoj je příčinou toho, že jsme nové moderní řešení – dIN – už nutně potřebovali. Poradcům i manažerům přinese větší přehled, nové nástroje, lepší kontrolu a úsporu času. A především více obchodních příležitostí.

Mají konkurenční společnosti podobný nástroj?

Všechny velké společnosti mají on-line přehled o smlouvách, provizích, různé statistiky a většinou i informace o intervencích. Ale nástroje pro vypisování manažerských soutěží, sestavování osobních plánů či správu telefonických kontaktů, a to včetně automatického vyhodnocování, to už obvyklé není. Taktéž propojení všech tří databází, které jsou v dINu dostupné, s ostatními nástroji a logičnost celku jsou výjimečné. Na dIN jsem hrdý a  poděkování patří i některým manažerům, kteří se na vývoji podíleli – Martinu Veličkovi, Robertu Gižovi, Janu Měšťánkovi, Michalu Ticháčkovi a dalším. Vše pak koordinoval a řídil náš IT šéf Petr Volný.

Co nejvíce poradci a manažeři na dINu ocení – podle vás?

Myslím, že každý něco jiného. Poradci budou, doufám, pečlivě plnit vlastní databázi kontaktů a pro kontrolu, jak administrativa SMS nakládá s jejich smlouvami, si budou pečlivě vést databázi předložených smluv. Manažeři určitě ocení nástroj pro sestavování osobních plánů, někteří z nich budou pomocí dINu vyhlašovat své soutěže. Jsem si jistý, že bez rozdílu všichni ocení online statistiky a přístup na své přijaté smlouvy s přehledem provizí i storen.

Jaké další úpravy Adminu či další projekty v IT oblasti má Esemeska v plánu?

Kompletně zmodernizujeme celý Admin. dIN je první vlaštovkou.

Sdílej článek


Pouze registrovaní uživatelé mohou přidávat komentáře.

Klikněte zde pro přihlášení pomocí Facebooku nebo zde pro klasické přihlášení či klasickou registraci.